TSUNAGARU AI LABO
※この記事は実際の運用事例をもとにしていますが、事業者名は伏せ、業種表記でご紹介します。
現実：予約が「3つの画面」に散らばっている
会場貸しのレンタルスペースを1つ運営していると、予約は自社サイトからだけでなく、外部の予約プラットフォームからも入ってきます。そのレンタルスペースでは、3つの予約サイト＋自社直接予約という4系統から予約が入る状態でした。
問題は、それぞれの予約がそれぞれの画面にしか出てこないこと。担当者は朝いちで3つのサイトを順番に開き、当日と翌日の予約を1つずつ目で確認する。会場の空きを聞かれるたびに、また3つの画面を見に行く——時間もかかるし、見落としの怖さも消えません。「すべての予約を1か所で見られない」——これが日々じわじわ効いてくる負担でした。
つまずきの正体
「予約を受けること」ではなく、「すべての予約を1か所で見られない」ことが正体でした。ダブルブッキングが起きるのは、担当者の注意不足ではなく、注意しないと防げない仕組みになっていることが問題なのです。
逆転：担当者が見る場所を「1枚の表」に決める
やったことはシンプルです。Googleスプレッドシートに「今日と明日と来週の予約一覧」を1枚だけ用意し、そこに3つの予約サイトからの予約を自動で寄せる。担当者は朝いちで、その1枚だけを見に行けばよい状態にしました。
- 予約サイトからの予約通知メール → 自動で該当行に転記
- 自社直接予約（電話・メール） → 担当者が同じ表に手で入力
- 表の並びは「開始日時順」だけ
「見る場所は1つ」——これだけで、頭の中の負担がまるごと軽くなります。
自動化すると、こう変わった
- 朝の確認が短くなる：3画面を巡回する手間がなくなった
- ダブルブッキングの怖さが下がる：同じ時間帯に別サイトからの予約が並んで表示されるので、目で気づける
- 問い合わせに即答できる：「その日、空いてますか？」に、1枚を見て答えられる
- 月末の集計もラク：1枚に揃っているので、プラットフォーム別の売上も同じ表から拾える
始め方の考え方
- 見る場所を1つ決める：スプレッドシート、業務システム、いま慣れているものでよい
- 必要な列だけを決める：「開始日時」「終了日時」「予約サイト」「氏名」「人数」「備考」など、6〜8列で足りる
- 通知メールから拾う仕組みを作る：各予約サイトから届く予約確定メールを、決まった列に自動で入れる
- 並びは「開始日時順」で固定：日付順に並んでいれば、当日と翌日は目で追える
- 1週間、手動で並行運用する：仕組みが安定するまでは、従来のやり方も併走させて答え合わせをする
まずは「見る場所を1つ」にするだけで、体感はかなり変わります。予約の承認・返信までを自動化しようとせず、「見る」を先に整えるのが遠回りに見えて近道です。
効果は数字で見る
始める前に、「1日に何回、予約画面を開いているか」「1か月にダブルブッキングやりかけがどれくらい起きているか」を1週間だけ数えてみてください。この数字が下がれば、仕組みが現場に効いた確かな証拠です。「なんとなく忙しい」を、数字にすることが最初の一歩です。
まず、ここから
複数の予約サイトを併用する事業は、レンタルスペースだけでなく、宿泊、教室、駐車場など多くの業種で起きています。TSUNAGARU AI LABOは、「見る場所を1つに」から始めて、無理なく続く予約管理の形を、いま使っているツールに合わせて一緒に組み立てています。お気軽にご相談ください。
よくあるご質問
Q. 予約サイトが増えたら、また作り直しですか？
A. 新しい予約サイトを追加するときも、集約先の1枚の表はそのままで済みます。追加するのは新しいサイトからの通知を受け取る部分だけで済むことが多く、初回のときのような大がかりな作業にはなりにくいです。連携できる形式かは、追加時にサイトの仕様を確認します。
Q. 予約サイト側の情報を直接いじれますか？
A. 集約はあくまで「見る側」の話で、予約の承認・返信は各予約サイトの画面で行うのが基本です。まずは「見落とさない」「ダブルブッキングを防ぐ」ところから固めるのが安全な始め方です。
