講座運営を「申込→自動返信→リマインド→領収書」まで、ひとつなぎに自動化した話 — LABO自身での取り組み

TSUNAGARU AI LABO（愛知県名古屋市）では、フロント講座・セミナー・交流会を毎月何本か開催しています。以前は、申込を受け付けたあとの**「裏方の仕事」**——受付メール・前日リマインド・当日受付・領収書発行——を、担当者が手で回していました。

その裏方をひとつなぎにして、担当者の手を空けた——これが今回の取り組みです。派手な新技術は使っていません。Googleフォーム＋スプレッドシート＋GASという、Google Workspaceに元から入っている道具だけで組みました。

この事例のサマリー

項目	内容
業種／規模／地域	生成AIコンサル・研修業／少人数チーム／愛知県名古屋市
課題	講座の申込後の手作業（返信・リマインド・領収書）が担当者に集中し、講座本番の準備に時間が回らない
導入したもの	Googleフォーム＋スプレッドシート＋Google Apps Script（GAS）
期間	設計〜稼働まで約2週間・以降は継続運用中
導入前	申込のたびに手で返信、開催前日に手でリマインド、当日「領収書ください」と言われて慌てて作成
導入後	申込〜自動返信〜前日リマインド〜当日受付〜領収書までがスプレッドシート1枚から動く
人が確認する範囲	領収書送付前のチェック・キャンセル対応・イレギュラーな問い合わせのみ

※内容は実際の運用に基づきます（案件情報の一部を伏せて記載）。

何が問題だったか

講座の申込は、Googleフォームで受けていました。ここまではよくある形です。問題は、そのあとに続く一連の作業でした。

• 申込があると、担当者が手で「受付完了メール」を送る
• 開催の前日、参加者リストを見ながら手でリマインドメールを送る
• 当日、受付で名簿と照らし合わせて出欠をチェックする
• 終了後、「領収書をください」と言われるたびに、Wordで作ってPDFにして送る

一つひとつは大した作業ではありません。でも、講座の本数が積み上がると、この「裏方」が担当者の時間を静かに食っていく。しかも、講座本番の準備（資料・スライド・当日運営）にも同じ担当者の時間が要るので、いつも直前でバタバタしていました。

どう組み直したか

やったことは、**「申込を1枚のスプレッドシートに集めて、そこからすべてを動かす」**という単純な作り替えです。図にすると次のようになります。

段階	何が動くか	誰の手が要るか
① 申込フォーム送信	Googleフォーム→スプレッドシートに1行追加	参加者本人（フォーム入力）
② 受付完了の自動返信	GASが即座にメールを送信	なし（自動）
③ 開催前日のリマインド	GASのトリガーで前日朝に一斉送信	なし（自動）
④ 当日の受付	スプレッドシートの「受付済み」チェック	会場スタッフ1名（クリックのみ）
⑤ キャンセル受付	別フォームから受付→ステータス自動更新・確認メール自動送信	なし（自動）
⑥ 領収書発行	シートメニューから対象行を選ぶと、角印付きPDFがGmail下書きに入る	担当者（下書きを確認して送信）

画期的なことは何もしていません。もともとGoogle Workspaceに入っている機能を、順番につないだだけです。ただ、この「順番につなぐ」ところに手間があって、多くの会社が最初の一歩で止まってしまいます。

Before → After：担当者の1日はどう変わったか

場面	Before（仕組み化前）	After（仕組み化後）
申込直後	担当者が気づいてから手で返信	参加者はフォーム送信の直後に自動返信を受け取る
開催前日	参加者リストを見ながら手で個別リマインド	前日朝、全員に一括で自動リマインド
当日受付	名簿を紙で持ち込み、鉛筆でチェック	スプレッドシートを開いて「受付済み」を1クリック
キャンセル	メールで受けて手でステータス変更・返信	フォームで受付→シートが自動更新・確認メール自動送信
領収書	「ください」と言われて慌てて作成・PDF化	シートメニューから選択→PDFがGmail下書きに揃う

数字は伏せますが、担当者が本番準備に回せる時間が確実に増え、講座当日のバタバタが目に見えて減りました。何より、担当者本人が「裏方に追われる感覚」から解放されたのが大きかったです。

大事にしたのは「人が確認する余地」を残すこと

自動化というと「全部無人にする」印象を持たれがちですが、この仕組みではあえて人が確認する場所を残しています。

• 領収書は、PDFを自動で作るところまでは自動。送信ボタンは担当者が押す
• キャンセル対応は、フォームで受けた内容を担当者がひと目確認してから確定
• 参加費の入金状況は、担当者が目視で照合してからチェックを入れる

「AIが下書きして、人が確認して、人が確定ボタンを押す」——この順番を守った仕組みの方が、結果として長く運用が続きます。ここは社長が「AIに任せる仕事」を見分ける、3つのモノサシでも書いた「間違いが後から直せる」という原則と重なります。

この取り組みが、他社でも効く場面

同じ仕組みが効くのは、次のような会社です。

• 年に何度も講座・セミナー・研修・イベントを開く会社（士業・コンサル・研修会社・スクール・協会）
• 申込を受けたあとの「裏方」が、いつも同じ人に集中している会社
• 参加費や受講料の領収書を、その都度手で作っている会社
• キャンセル対応が、担当者の頭の中だけで管理されている会社

規模の大小より、**「同じ手順を繰り返しているか」**で効き目が決まります。年に3回でも、毎回同じ手順を踏むなら、仕組み化する価値はあります。この考え方は請求書づくりの「転記」を無くす — 経理まわりの自動化の始め方にも通じます。

大掛かりな新システムは、たいてい必要ない

「業務効率化」というと、新しいシステムを買うイメージを持たれがちです。でも、多くの中小企業では、すでに使っているGoogle Workspaceの中に、必要な部品はほぼ揃っています。足りないのは、それを順番につなぐ設計と、社内の誰かがメンテナンスし続ける仕組みだけです。

TSUNAGARU AI LABOの伴走では、この「順番につなぐ設計」を、御社の担当者が自分で運用を続けられる形にしてお渡ししています。導入の全体像は名古屋・愛知の中小企業のための業務自動化 完全ガイドにまとめました。

まず、ここから

「うちの講座・研修・イベントの裏方も、同じように整えたい」——このご相談から始めていただくのが、いちばん軽い入り口です。

支援の内容はサービス紹介、料金の目安は料金ページからご覧いただけます。名古屋・愛知の中小企業への導入支援は名古屋の生成AI導入支援にまとめています。まずは業務の棚おろしからでも構いません。無料相談フォームからお気軽にどうぞ。