契約書の「更新期限」を忘れない仕組みを、AIとスプレッドシートで作る — 自動更新される前に気づける、最初の一歩

「このコピー機のリース、いつまででしたっけ」「保守契約、今年も自動で更新されてますね」——月末の請求書を見て初めて気づく。中小企業の経理や総務で、よく起きていることです。

コピー機のリース、システムの利用契約、設備の保守、事務所の賃貸借、外注先との業務委託。数えてみると、社員20名ほどの会社でも、契約は思っている以上にあります。そして、その更新期限と解約予告の期限は、担当者の記憶と、キャビネットの中のファイルにしかない。これが実態ではないでしょうか。

私がお伝えしたいのは、「契約管理システムを入れましょう」ではありません。契約書を AI に読ませて1枚の台帳にして、予告期限をカレンダーに流す。 これだけで、「気づいたら自動更新されていた」はかなり減らせます。

「覚えている」から「見れば分かる」へ

	担当者の記憶で回す（Before）	台帳とカレンダーで回す（After）
契約の一覧	キャビネットのファイル。全件を言える人がいない	1枚のスプレッドシートに全件
更新期限	請求書が来て気づく	予告期限の2か月前にカレンダーで通知
解約したいとき	予告期限を過ぎていて、もう1年続く	予告期限の前に、続けるか見直すかを決められる
担当者が不在のとき	誰も分からない	誰が見ても同じ表
見直しの機会	ない（更新されるまま）	期限の通知が「見直しの会議」の合図になる

ポイントは、右側の列に「新しいソフト」が出てこないことです。使うのは、すでに会社にあるスプレッドシートとカレンダー、それに業務用の AIだけです。

台帳に載せる項目は、7つで十分

最初から立派な台帳を作ろうとすると止まります。項目は、次の7つに絞ってください。

項目	例	なぜ要るか
相手先	○○リース株式会社	誰との契約か
契約の種類	複合機リース／保守／システム利用	見直しの分類に使う
契約開始日	2024年4月1日	期間の起点
契約満了日	2029年3月31日	いつまでか
自動更新の有無	あり（1年ごと）	放っておくとどうなるか
解約予告の期限	満了の3か月前まで（書面）	一番大事。 この日を過ぎると次の期間が確定する
社内の担当	総務・○○	通知を誰に飛ばすか

契約書の原本には、ほかにも金額や条文がたくさん書かれています。でも、台帳の目的は「期限を忘れないこと」なので、まずはこの7つで足ります。金額は、見直しの会議のときに原本を開けば分かります。

AI にやらせるのは「読んで、表に起こす」ところ

ここで AI の出番です。契約書を、人が1冊ずつ開いて7項目を転記するのは、件数が増えるほど重い仕事になります。この読んで、表に起こす部分を AI に任せます。

やり方は、難しくありません。契約書のPDF（紙ならスキャンしたもの）を AI に渡して、こう頼みます。

この契約書から、「相手先・契約の種類・契約開始日・契約満了日・自動更新の有無（ある場合はその期間）・解約予告の期限・根拠になった条文の番号」を表にしてください。契約書に書かれていない項目は「記載なし」と書いてください。

大事なのは最後の一文です。書かれていないことを AI に埋めさせない。 「記載なし」と出てきた項目は、人が原本を見て判断します。7項目のうち「社内の担当」は契約書には書かれていないので、人が書き足します。代わりに「根拠になった条文の番号」を確認用の列として出させておくと、あとで人が確認するときに、どこを見ればよいかがすぐ分かります。

紙やPDFの内容を AI に読み取らせて手入力をなくす考え方は、「紙やPDFの内容を、AIに読み取らせて「手入力」をなくす」で詳しく書いています。

人がやるのは「見比べて、印を付ける」ところ

AI が起こした表は、下ごしらえです。そのまま信じてはいけません。最初の一巡だけは、台帳の1行ずつを、原本と見比べる工程を必ず入れてください。

見るところは、3つに絞れます。

• 契約満了日（ここがずれると、あとの通知日が全部ずれる）
• 自動更新の有無と、その期間（「1年ごと」なのか「同一条件で同じ期間」なのか）
• 解約予告の期限と、方法（「満了の3か月前まで」「書面で」など）

この3つが合っていれば、台帳としての役目は果たせます。見比べて合っていたら、台帳に「確認済み」の印と確認した人の名前を入れます。この印がある行だけが、信用してよい行です。

ここで出てくる「確認した人の名前を残す」考え方は、取引先ごとの締め日・支払サイトを1枚にまとめる話と同じです。「取引先ごとの「締め日と支払サイト」を、AIに覚えさせる」と合わせて、経理・総務の"人依存"を1枚ずつ減らしていくイメージです。

予告期限を、カレンダーに流す

台帳ができたら、仕上げです。解約予告の期限の、2か月前に、担当者のカレンダーへ予定を入れます。

なぜ「予告期限」の「2か月前」なのか。満了日の前に通知しても、もう予告期限を過ぎていて間に合わないことがあるからです。そして、通知が来てから「続けるか、見直すか、相見積を取るか」を決めて、書面を出すまでに1〜2か月は要ります。

タイミング	誰が	何をするか
予告期限の2か月前	担当者	カレンダーの通知で気づく。社長に「この契約、続けますか」と聞く
予告期限の1か月前	社長・担当者	続ける／見直す／やめるを決める。見直すなら相見積
予告期限まで	担当者	やめる・変える場合は、契約書の定める方法（書面など）で予告を出す
満了日	担当者	台帳を更新する（新しい満了日・新しい予告期限）

カレンダーへの登録は、件数が少なければ人が入れて構いません。件数が多い場合は、スプレッドシートの日付からカレンダーへ予定を作る仕組み（Google Workspace の自動化機能や、簡単なスクリプト）を作ることもできます。最初から自動にしなくても、台帳があって、通知が来る状態になれば、目的は達しています。

最初の一歩（3つ）

1. 契約書を1か所に集める：紙はスキャンして、共有ドライブの「契約書」フォルダに。相手先ごとにファイル名を揃えます。フォルダの整え方は「AIに社内の資料を読ませる前に、共有ドライブを「探せる形」に整える3つのルール」が参考になります
2. AI に7項目の表を起こさせる：まずは5件だけ試して、読み取りの精度を人が見ます。使えると分かってから、全件に広げます
3. 「確認済み」の印を付けてから、カレンダーに流す：印のない行は、まだ信用しない。この順番だけは守ってください

契約の台帳は、作った瞬間より、半年後に「あの契約、見直せた」と言えたときに価値が出ます。担当者の記憶に頼っていた仕事を、見れば分かる形に変える。経理・総務の自動化は、こういう小さな1枚から始めるのが、いちばん続きます。

まとめ

• 契約の更新期限が「担当者の記憶」にしかないと、自動更新に気づくのは請求書が来たとき
• 契約書PDFを AI に読ませて7項目の台帳にし、解約予告の期限の2か月前にカレンダーで通知する
• AI は「読んで表に起こす」まで。原本と見比べて印を付けるのは人。印のある行だけを信用する

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