問い合わせメールの一次返信を、AIに下書きさせる

「届いた問い合わせに、毎回ほぼ同じ内容の返信を書いている」

営業時間の案内、料金の目安、資料送付のお願いへの一次返信——決まりきった内容なのに、1通ずつ丁寧に書いていると、地味に時間が溶けていきます。この「毎回ほぼ同じ」こそ、いちばん身近な自動化の的です。

大事なのは「下書きはAI、送るのは人」

最初に、いちばん大切な原則をお伝えします。返信の下書きを作るのはAI、確認して送るのは人。この役割分担さえ守れば、失礼な返信がそのまま出ていく心配はありません。

AIは「たたき台」を一瞬で用意してくれます。人はそれを読んで、お客様に合わせて一言足したり、トーンを整えたりして送る。ゼロから書く負担がなくなり、確認と気配りに集中できます。

いまお使いの道具で、すぐ始められる

特別な道具は要りません。たとえばGoogle Workspace（Gmail）をお使いなら、受信したメールに対して、AIが内容を汲み取った返信の下書きを作る機能が用意されています。2026年の更新では、「もっと簡潔に」「もっとやわらかく」といったトーンの調整まで頼めるようになりました。

つまり、いま使っているメールソフトの中で、下書きづくりを手伝ってもらえる。新しく何かを導入しなくても、今日から試せます。

始め方の3ステップ

1. よく来る問い合わせを3つ書き出す：料金・営業時間・資料送付など、頻度の高いものから
2. 一次返信の「型」を決める：それぞれに、こういうトーンで・この情報を入れて、という方針を用意する
3. 下書きを作らせ、人が確認して送る：最初は必ず全文を読んでから送る。慣れてきたら、確認の負担も軽くなります

効果は数字で見る

始める前に、「一次返信1通に、いま何分かかっているか」を測っておいてください。仮に1通5分・1日10通なら、毎日50分です。ここが短くなれば、その分をお客様への丁寧な対応や、人にしかできない仕事に回せます。

まず、ここから

「うちの、あの問い合わせ返信」が思い浮かんだなら、それが最初の的です。TSUNAGARU AI LABOは、こうした身近な一歩から中小企業に伴走しています。社内での進め方も含めて、お気軽にご相談ください。

Sources: Gemini in Gmail でメールの下書きを作成する（Gmail ヘルプ）