会議の議事録づくりを、AIに任せる最初の一歩

会議そのものより、そのあとが大変——議事録の清書に、そう感じている方は多いはずです。録音を聞き直し、発言を書き起こし、要点を整理して、体裁を整える。会議が1時間なら、議事録づくりにさらに1時間、ということも珍しくありません。

この「聞き直して書き起こす」作業は、実はAIに任せやすい仕事です。

AIが得意なのは「書き起こし」と「要点整理」

会議の音声から文字にする作業、そして長い文字の中から要点を拾う作業。この2つは、AIがとても得意とするところです。

人がやると時間のかかる清書を下ごしらえしてもらい、人は「決定事項は合っているか」「宿題の担当と期限は正しいか」を確認する。ここでも原則は同じです。下ごしらえはAI、確認は人。

いま使っている道具の中で始められる

議事録づくりの自動化は、特別なソフトを新しく買わなくても始められる場合が多くあります。会社でお使いのビデオ会議や、Google Workspaceのような基盤の中に、会議の内容を文字にまとめる仕組みが用意されつつあります。

まずは、いまの環境で何ができるかを確かめるところからで十分です。

始め方の3ステップ

1. 対象にする会議を1つ決める：まずは社内の定例会議など、機密性の低いものから
2. 議事録の「型」を決める：決定事項・宿題・担当・期限など、必要な項目をそろえる
3. AIにまとめさせ、人が確認する：出てきた議事録を読んで、決定事項が合っているかを必ず確かめる

慣れてくると、会議が終わった直後に議事録の下書きが手元にある、という状態になります。

効果は数字で見る

始める前に、「1回の会議の議事録づくりに、いま何分かかっているか」を測っておいてください。仮に1回45分・週2回なら、月に6時間以上です。この時間が空けば、決まったことを実行に移す動きを早められます。

まず、ここから

「うちの、あの会議の議事録」が思い浮かんだなら、それが最初の的です。TSUNAGARU AI LABOは、こうした身近な一歩から中小企業に伴走しています。社内での進め方も含めて、お気軽にご相談ください。