# 電話の伝言メモを「取りこぼさない」仕組みにする — 付箋をやめて、フォーム＋チャット通知で折り返し漏れを減らす

公開日: 2026-10-03
最終更新: 2026-10-03
著者: LABO編集部
正規URL: https://tsunagaru-ailabo.com/blog/denwa-dengon-memo-torikoboshi-zero

「〇〇様からお電話がありました。折り返しお願いします」——付箋に書いて担当者の机に貼る。中小企業の事務所でよく見る光景です。ところが、**外回りから戻った担当者の机には書類が積まれていて、付箋が埋もれてしまう**。気づいた時には翌日、お客様から「まだ折り返しがない」と二度目のお電話……。こんな経験はないでしょうか。

伝言の取りこぼしは、誰か1人の不注意というより、**紙の付箋という"仕組み"の弱さ**から起きています。今日は、Google Workspace の道具を組み合わせて、伝言を取りこぼさない形にする手順をお話しします。

## 付箋の伝言がこぼれる3つの理由

| 起きていること | なぜ起きるか |
| --- | --- |
| 付箋が埋もれる・はがれる | 紙は「置いた場所」にしか存在しない |
| 外出中の担当者に届かない | 机に戻るまで、伝言があること自体を知らない |
| 折り返したかが分からない | 付箋を捨てたら記録が残らない。電話を受けた人も確認できない |

つまり、付箋の弱点は「**届かない**」「**残らない**」の2つです。この2つを補えば、取りこぼしはぐっと減ります。

## 仕組みの全体像

| 工程 | 使う道具 | 役割 |
| --- | --- | --- |
| ① 伝言を書く | Googleフォーム | 付箋の代わり。誰が受けても同じ項目で残る |
| ② 伝言を溜める | スプレッドシート | フォームの回答が自動で1行ずつ溜まる＝記録が残る |
| ③ 担当者に届ける | Google Chat（またはメール）への通知 | 外出中でもスマホに届く |
| ④ 折り返しを記録する | スプレッドシートの「対応済み」列 | 誰が・いつ折り返したかが全員に見える |
| ⑤ 夕方の確認 | 生成AI | 未対応の伝言を担当者ごとに整理し、急ぎ順の下書きを作る |

## 手順（5ステップ）

### ステップ1：フォームの項目を6つに絞る

Googleフォームで「電話伝言」フォームを作ります。項目は次の6つで十分です。

1. 電話を受けた人の名前（プルダウンで選ぶ）
2. 誰あての電話か（担当者名をプルダウンで選ぶ）
3. 相手の会社名・お名前
4. 折り返し先（電話番号）
5. 用件（ひとこと。長くなってもよい）
6. 急ぎかどうか（「今日中」「明日以降でよい」「折り返し不要」）

受付時刻（回答の送信日時）はスプレッドシートに自動で記録されるので、入力は不要です。

### ステップ2：回答をスプレッドシートに溜める

フォームの回答先にスプレッドシートを指定し、右端に「対応済み」「対応者」「対応日時」「メモ」の4列を足しておきます。これで、**伝言が"捨てられない記録"に変わります**。

### ステップ3：担当者に通知が届くようにする

伝言が入ったら、担当者のスマホに届くようにします。ここは設定が要る部分です。Googleフォーム標準の「新しい回答のメール通知」はフォームの持ち主に届くもので、担当者ごとに振り分ける機能ではありません。担当者ごとに届けるには、「担当者名と通知先（メールアドレスやChatのスペース）の対応表」を用意し、Workspace Studio などの自動化機能や Apps Script で「回答が来たら、選ばれた担当者あてに内容を送る」流れを組みます。最初は全員が見るChatのスペース1つに流し、担当者名を目立たせる形から始めても構いません。自動化の組み方は[Google Workspace Studio の解説記事](/blog/workspace-studio-chusho-jidoka)で詳しく紹介しています。FAXの着信を通知する仕組みを作ったことがある会社なら、[FAX着信を Google Chat で拾えるようにする仕組み](/blog/fax-chakushin-chat-notify)と同じ考え方で組めます。

### ステップ4：折り返したら「対応済み」にチェック

担当者は折り返しが終わったら、スプレッドシートの「対応済み」にチェックを入れ、「対応者」に自分の名前、「対応日時」に日時を入れます。電話を受けた人も「あの件、折り返してもらえたかな」をシートで確認でき、**お客様から二度目の電話があった時にも、状況をすぐ答えられます**。

### ステップ5：夕方にAIで「未対応の伝言」を整理する

1日の終わりに、未対応の行だけを生成AIに渡して、次のように頼みます。

> 次の電話伝言の一覧から、対応済みでないものを担当者ごとに分け、「今日中」のものを上にして並べてください。用件が長いものは1行に要約してください。

担当者は、AIが並べた一覧を見て折り返しの順番を決めます。**順番を最終的に決めるのは担当者本人**で、AIはあくまで整理の下書き役です。

![事務所の電話機の横に貼られた二次元コードをスマホで読み取り、伝言フォームを開こうとしている手元の様子を自然光で捉えた写真](/images/blog/denwa-dengon-memo-torikoboshi-zero/body.jpg)

## 付箋の運用と比べて変わること

| | 付箋の運用 | フォーム＋通知の運用 |
| --- | --- | --- |
| 担当者に届くタイミング | 机に戻った時 | 伝言が入って間もなく（スマホの通知設定がオンの場合） |
| 記録 | 捨てたら消える | スプレッドシートに残る |
| 折り返したかの確認 | 担当者本人にしか分からない | 全員がシートで確認できる |
| 伝言の書き方 | 人によってバラバラ | 6項目で揃う |
| 夕方の確認 | 机の上を探す | AIが担当者ごとに整理した一覧を見る |

## つまずきやすいポイント

- **項目を増やしすぎる**：「用件の分類」「相手の役職」などを足したくなりますが、入力が面倒になると付箋に戻ってしまいます。6項目から始めてください
- **通知を全員に送る**：伝言のたびに全員のスマホが鳴ると、通知が無視されるようになります。担当者あてにだけ送るのが基本です
- **電話機の横に入口がない**：受けた人がすぐフォームを開けるよう、二次元コードを貼る・PCのブラウザにブックマークを置くなど、入口を電話のすぐそばに置いてください

お客様からの問い合わせがメールで来る場合は、[問い合わせメールの一次返信をAIに下書きさせる方法](/blog/mail-reply-ai-draft)も同じ発想で使えます。

## まとめ

- 付箋の伝言がこぼれるのは「届かない」「残らない」から
- Googleフォームで書く→スプレッドシートに溜める→チャットで担当者に届ける→対応済みをチェック、の流れで両方を補える
- AIは夕方の「未対応の伝言の整理」と用件の要約に使い、折り返しの順番は担当者が決める

社内の小さな"取りこぼし"を1つずつ仕組みに変えていく進め方は、[名古屋・愛知の中小企業のための「業務自動化」完全ガイド](/blog/nagoya-aichi-gyomu-jidoka-guide)にまとめています。費用の目安は[料金ページ](/pricing)をご覧ください。「うちの電話まわりも整えたい」という方は、[無料相談](/contact)からお気軽にどうぞ。

## よくある質問

### 電話を受けた人が、フォームに入力するのを面倒がりませんか？

入力項目を「受けた人・誰あてか・相手の会社名とお名前・折り返し先・用件（ひとこと）・急ぎかどうか」の6つ程度に絞れば、付箋に書くのとほぼ同じ手間で済みます。スマホやPCのブラウザにフォームをブックマークしておき、電話機の横に二次元コードを貼っておくと、受けた人がすぐ開けます。

### 有料のツールやシステムを入れないとできませんか？

Google Workspace を使っている会社なら、Googleフォーム・スプレッドシート・Google Chat の組み合わせで始められます。担当者ごとの通知は、Workspace Studio や Apps Script など、契約しているプランで使える自動化の機能で組みます。新しいシステムを入れる前に、まず社内で回るかを試すのがおすすめです。

### AIはどこで使うのですか？

伝言の「用件」が長くなった時の要約と、急ぎかどうかの下書き判定に使います。たとえば溜まった伝言の一覧を生成AIに渡して「担当者ごとに、今日中に折り返すべきものを上から並べて」と頼むと、夕方の確認が短く済みます。最終的に折り返しの順番を決めるのは担当者本人です。